Pourquoi  avons-nous souvent l’impression de perdre notre temps en réunion ? Pourquoi restons-nous avec le sentiment  que les choses n’avancent pas ? D’où vient cet état de frustration tout a fait légitime?

La première cause c’est que l’entreprise hésite à se donner des règles claires et précises tant qu’au fonctionnement d’une réunion, et la deuxième cause est directement liée à la performance de l’animateur.

 Voici quatre solutions pour que vos réunions soient plus productives.

1. Donnez-vous des règles claires sur le fonctionnement des réunions et faites-les approuver par les participants. Exemple : les cellulaires sont toujours fermés, la ponctualité est de rigueur, on respecte l’opinion des autres. Ces règles doivent être écrites et rappelées à tous régulièrement.

2. Si vous le pouvez, désignez un animateur de talent. Ce dernier devra remplir trois fonctions ; la fonction de production, d’organisation et de gestion. Il devra donc faire preuve d’autorité, garder le contrôle des participants et du temps, favoriser les échanges et tendre vers des résultats.

3. N’invitez que les personnes concernées, compétentes, intéressées et motivées.

4. Abordez les sujets les plus importants dès le début de la rencontre.

Et enfin souvenez-vous, qu’une réunion à l’intérieur d’une organisation ou pour une organisation est toujours formelle.

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