Vos fonctions vous demandent de préparer des présentations PowerPoint et de les utiliser dans le cadre d’une réunion, d’un comité de direction, en présence d’un client ou encore pendant une rencontre avec votre équipe. Vous y accordez du temps et de l’énergie votre objectif étant de capter l’attention de l’auditoire et d’être bien compris. Mais est-ce le cas?

Je le remarque dans mes formations et vous serez certainement d’accord avec moi, les présentations PowerPoint sont presque toujours trop longues pour ne pas dire ennuyeuses et trop chargées, ce qui perturbe la concentration de votre auditoire et provoque un décrochage. Pourtant, les présentations PowerPoint existent afin de clarifier vos propos, renforcer la mémorisation et soutenir votre discours.

Voyons ensemble les éléments qui nuisent à votre prestation:

• Transcrire de longues phrases instaure un mode de lecture.
• Remplir une diapositive de texte et de tableau statistique.
• Tourner le dos à l’auditoire pour regarder l’écran.
• Montrer des mots ou des graphiques en touchant l’écran.
• Livrer le contenu comme un monologue.
• Inscrire des termes abstraits qui ne mènent nulle part.
• Parler d’une voix monocorde.
• Terminer la présentation au pas de course.

Des incontournables

D’entrée de jeu, il faut savoir créer une relation avec votre auditoire, sélectionner les informations les plus pertinentes. L’aspect visuel a aussi son importance. Les titres seront en taille 20 (minimum) et le texte en 14. Adoptez une police uniforme pour l’ensemble du document.

Un auditoire doit être capable de vous suivre sans effort. Le PowerPoint est un outil exceptionnel à condition d’être bien utilisé. Toute bonne présentation est un mélange de logique, de données, d’émotions, d’inspiration et d’équilibre.

Follow

Votre travail vous expose à devoir présenter vos connaissances, vos résultats d’analyse ou encore un nouveau projet ? Ces présentations publiques sont, pour plusieurs, une source de grande anxiété. Il existe, cependant, des moyens pour surmonter le trac. La maîtrise de cette émotion nécessite toutefois de l’entraînement et de la patience.

Définition du trac
Le trac se définit comme «un malaise lors de l’exécution d’une tâche en présence (réelle ou imaginée) d’autrui» (Picard, 1995). Les manifestations du trac sont physiques et cognitives.

Manifestations physiques du trac
Plusieurs symptômes physiques sont associés au trac. Par exemple, le rythme cardiaque s’accélère, la respiration est plus difficile, les mains deviennent moites, la gorge sèche, etc. C’est à ce moment qu’un cercle vicieux s’installe. Lorsque l’attention se dirige vers les sensations physiques du trac et non vers le contenu de la présentation, les malaises s’intensifient et la concentration diminue.

Manifestations cognitives du trac
Les manifestations cognitives du trac sont les craintes ou les peurs associées à la prestation à réaliser. Ces craintes sont nombreuses et peuvent s’exprimer sous la forme de peurs de bafouiller ou de bégayer, de paraître nerveux, d’être ennuyeux, de rougir, de trembler, de faire des erreurs, etc. Le point commun à toutes ces craintes est la peur plus générale d’être jugé négativement par ceux et celles qui nous écoutent.

L’effet du trac sur la performance
La très grande majorité des individus va vivre du trac avant ou pendant une présentation publique. Si un peu de trac est stimulant, trop de trac peut devenir paralysant. L’objectif n’est donc pas d’éliminer complètement l’anxiété. Il s’agit plutôt d’apprendre à l’apprivoiser, de ne pas fixer son attention sur ses symptômes et de se concentrer sur le contenu de sa présentation.

Apprivoiser le trac

1. Apprendre à relaxer.
2. Identifier et analyser vos craintes.
3. Se fixer des objectifs plus réalistes: être un bon orateur ou un bon communicateur?
4. Bien vous préparer.
5. La désensibilisation par la visualisation.
6. Répéter, répéter, répéter.
7. Diminuer l’autosurveillance.

En terminant, si votre trac est bien maîtrisé, cela ne nuira pas à votre performance de plus, même si vous ressentez des symptômes physiques désagréables, dans la majorité des cas, ils passeront inaperçus pour votre auditoire.

Une simple session de 3 heures de coaching peut vous aider. Informez-vous.

Follow

Si on s’attarde à la définition du mot convaincre, on découvre qu’il signifie « Amener quelqu’un, par des raisons ou des preuves, à reconnaître quelque chose comme vrai ou nécessaire. » Donc nul besoin d’être agressif ou insistant pour convaincre quelqu’un.

Soyez ce que vous dites

Soyez présent dès le départ et pas seulement avec les mots. Incarnez votre rôle physiquement. Tentez de toucher votre interlocuteur émotionnellement, intellectuellement et mentalement. Pour ce faire, il faut vivre les mots que vous exprimez. Soyez ce que vous dites et révélez la personne que vous êtes. Il est primordial d’entrer en relation et de créer un lien avec la personne devant vous, pas seulement avec des mots sophistiqués. Privilégiez une approche humaine et ouverte. Votre efficacité et votre pouvoir de conviction augmenteront considérablement. Prenez le temps de dire les choses, quelquefois vous démarrez trop vite parce que vous avez hâte de terminer.

Déterminez votre intention

Évitez de vous présenter en position de demandeur. Offrez un produit ou un service en vous sentant égal à l’autre, ainsi vous aurez plus d’impact. Posez-vous la question. Quel effet voulez-vous produire et quelle est votre intention en rencontrant cette personne ou cet auditoire? Communiquez vos informations avec confiance. N’oubliez pas que la façon dont vous bougez transmet des messages et des émotions.

Nettoyez les obstacles

D’ailleurs, une personne qui prend la parole vit des choses intérieurement et l’auditoire va les vivre à son tour. Les gens ressentent vos émotions et vos inconforts puisqu’ils les retrouvent en eux. Mais contrairement à la croyance populaire, ils ne sont pas toujours en train de vous juger. Alors, nettoyez les obstacles dans votre tête, et prenez du plaisir à vous exprimer avec conviction. Soyez serein, on a besoin de croire en votre projet et en la qualité de vos services, mais aussi en vous !

Follow

Une voix bien maîtrisée peut charmer, émouvoir, convaincre, galvaniser même. « La voix, dit le docteur Abitbol, est une alchimie entre le corps et l’esprit. Elle est à la fois, le reflet de notre état physique, de nos émotions et de notre vie intérieure. » Si la voix est l’image de notre personnalité, elle démontre aussi notre évolution.

La voix porte vos messages
Quand je songe à mes débuts à la radio CKCN à Sept-Îles, en 1975, je constate qu’avec les années ma voix a changé. Elle est plus grave, plus profonde, plus confiante. J’y retrouve même des intonations similaires à celles qu’avait mon père de son vivant.

La voix suscite une émotion et touche la sensibilité des autres. C’est elle qui porte les mots et le message. Elle donne un sens, une réalité, une portée aux mots que vous prononcez. En affaires, bien maîtriser sa voix est une nécessité.

Imaginez si Barak Obama avait lancé son fameux « Yes we can ! » sans conviction, avec une voix monotone. Croyez-vous vraiment qu’il aurait été élu président des États-Unis?

Lire la voix des autres
Référons-nous à la populaire émission télévisée La voix, durant laquelle les chanteurs et chanteuses inscrits doivent passer une audition à l’aveugle. Les juges ont le dos tourné aux participants et n’ont qu’un seul et unique point de repère pour évaluer les candidats : la voix qu’ils entendent.

Cette formule donne lieu à des commentaires étonnants fondés sur l’émotion pure : « Je me suis senti emporté par ta voix. Tu semblais fort et fragile à la fois. Tu es venue nous toucher en plein cœur. Ta détermination transcendait ta voix. On sentait de la gêne en toi. J’avais l’impression que tu chantais de façon mécanique. Tu manquais d’assurance et de conviction. »

La voix influence votre entourage
La voix est sans contredit un formidable véhicule qui transmet non seulement des sons, mais aussi ce que vous ressentez, ce que vous vivez et ce en quoi vous croyez. Votre voix peut avoir un impact considérable sur votre entourage, sur vos collègues et sur votre capacité à convaincre. Elle peut influencer une décision, mobiliser une équipe, et refléter vos compétences, n’en doutez pas.

Follow

Dans la foulée de la décision de Jeff Bezos président d’Amazon, d’interdire l’utilisation du PowerPoint en réunion. Je vous présente aujourd’hui, les 3 incontournables d’une bonne présentation.

Pour ma part, je ne suis pas contre l’utilisation de cet outil, en autant qu’il apporte une valeur ajoutée au propos que vous tenez.

La cohérence
On définit la cohérence comme étant « l’harmonie, le rapport logique et l’absence de contradiction dans l’enchaînement des parties de ce tout. »

Lors de mes séances de coaching, je constate que les présentations sont souvent décousues. Il n’y a pas de plan défini, simplement des idées exposées dans un ordre inconnu et aléatoire.  Un auditoire doit être capable de vous suivre sans effort, et le seul moyen d’y arriver est d’avoir constamment sous les yeux des points de repère reliés au plan que vous aurez soigneusement élaboré. Dès le départ, n’hésitez pas à présenter votre « itinéraire », ce qui aura pour effet de susciter l’intérêt des personnes présentes, et de les rassurer sur vos intentions.

Le temps
Voilà une variable non négligeable en présentation. Le temps est votre pire ennemi. Combien de fois ai-je vu des gens accélérer la cadence dans le seul but de faire défiler toutes les diapositives, comme si leur vie en dépendait! Pourtant cette approche a un effet pervers sur la compréhension du contenu, en plus de distraire votre auditoire. Pour vous aider à respecter le temps qui vous est alloué, je vous invite à appliquer les normes suivantes : 10 minutes 6 diapositives, 30 minutes 18 diapositives, 60 minutes 35 diapositives. Il va s’en dire qu’on évitera de surcharger  la présentation.

La prestation
D’entrée de jeu et ne vous déplaise, le gens ne viennent pas voir votre présentation. Ils veulent entendre ce que vous avez à leur dire et comment vous allez le faire. Parlerez-vous avec confiance? Serez-vous convaincu et convaincant? Votre voix aura-t-elle l’impact désiré et votre gestuelle sera-t-elle crédible et significative? C’est vous qui portez et diffusez l’essentiel du message et non vos diapositives.

Le PowerPoint est un outil exceptionnel à condition d’être bien utilisé. Toute bonne présentation est un mélange de logique, de données, d’émotions, d’inspiration et  d’équilibre.

Follow

On peut observer les problèmes de communication dans tous les systèmes humains – entreprise, famille, éducation, politique, etc. Car la communication découle naturellement de la perception du monde de chacun de nous. La difficulté est que cette perception / vision du monde varie d’un individu à l’autre. Et le plus intéressant est qu’il y a une différence non insignifiante entre le monde et le modèle du monde de chacun – l’idée que nous nous faisons du monde qui détermine notre perception et notre expérience de celui-ci. Le tableau explique la formation de notre perception du monde.

Ainsi, la communication est un moyen de faire interagir les modèles du monde qui, par définition, sont aussi variés que les individus sur Terre.

Follow

Fred Allen humoriste américain décédé, disait des réunions qu’elles rassemblent des gens importants qui, pris séparément, ne peuvent rien faire et qui, ensemble, décident que rien ne peut être fait.

Pourtant, une réunion est une activité qui devrait vous permettre de trouver des solutions, d’atteindre des objectifs communs tout en favorisant l’engagement des participants. Elle représente une grande valeur dans une organisation puisqu’elle contribue à développer l’autonomie d’une équipe tout en maintenant sa motivation.

Si une réunion est bien dirigée, elle vous permettra d’atteindre des objectifs insoupçonnés.

1-Souligner un succès individuel ou d’équipe.
La reconnaissance est un puissant moteur dans une organisation, elle canalise toutes les énergies vers le succès.

2-Encourager le partage des idées.
La réunion rassemble des gens qui ont des expertises différentes et que ne demandent qu’à partager leur savoir-faire en autant qu’ils aient l’opportunité de s’exprimer.

3-Contrôler les perceptions.
Plus les réunions sont espacées, plus vous risquez de perdre le contrôle des messages véhiculés. Une banale histoire peut prendre des proportions démesurées. Des réunions régulières peuvent remédier à cet état de fait, tout en faisant circuler une information véridique.

4-Faire vivre vos réalités.
Pour un gestionnaire, il s´agit d´une excellente façon de rester en contact avec les membres de son équipe et d’en prendre le pouls. Il sera en mesure de mieux comprendre ce qui motive chaque individu où encore ce qui le freine.

Enfin un ordre du jour clair et bien structuré fera émerger avec clarté la raison de cette réunion, augmentera les chances que les participants arrivent préparés, permettra de se concentrer sur les sujets traités tout un respectant le temps alloué.

Inscrivez-vous à ma prochaine formation à L’ÉTS : « Pour des réunions efficaces et productives »

Follow

Entretenir une conversation avec des personnes à peine connues fait appel à notre intelligence sociale, et nous permet d’acquérir une certaine crédibilité. C’est une réalité avec laquelle vous devez composer quotidiennement.

La reconnaissance sociale passe par votre capacité d’adaptation et de participation aux nombreux échanges que vous avez avec votre entourage. Dans le cadre de votre travail, je suis assurée que les occasions de rencontrer de nouvelles personnes ne manquent pas.

Trouver des sujets de conversation devient une preuve tangible de notre désir d’interagir avec les autres, mais ce n’est pas toujours évident si vous êtes de nature timide et réservée. Voici quatre façons d’entretenir une conversation.

1. La passion un sujet gagnant
Lorsque je fais face à un nouveau groupe, je demande aux participants d’exprimer leurs attentes, puis leur passion dans la vie. Cette simple question suscite l’intérêt de tous les participants à un tel point que l’ambiance change instantanément.

2. Ajoutez un brin d’humour.
La peur du jugement et le manque de confiance en soi sont des facteurs nuisibles à un libre échange. Nous avons tendance à nous censurer et à remettre en cause nos capacités relationnelles et notre propre vision des choses.

Assumez ce que vous êtes, éteignez votre radio intérieure. Elle parasite ce qui se passe autour de vous. Ajoutez un brin d’humour, vous créerez une proximité tout en exposant votre côté lumineux. Communiquez dans le moment présent, ancrez-vous solidement dans la réalité qui vous entoure.

3. Utilisez la question ouverte.
A lieu de demander à votre vis-à-vis s’il a déjà voyagé, posez-lui la question suivante : Quels sont les voyages qui vous ont le plus marqué?

Par cette approche, vous vous mettez de l’avant puis vous laissez à votre interlocuteur le soin de partager son opinion avec vous. Vous verrez son intérêt croître immanquablement pendant l’échange.

4. Les sujets à éviter.
Prenez le temps de faire une liste des sujets sur lesquels vous pourrez rebondir aisément. À éviter toutefois des sujets délicats comme la religion et la politique qui risqueraient de susciter un malaise.
Enfin, posez-vous la question suivante;  « Quelle version de moi-même vais-je présenter et quel impact je désire avoir sur mon interlocuteur? » Le monde s’ouvre à vous, il est peuplé d’interactions qui à l’occasion pourraient changer votre vie. Montrez-leur qui vous êtes!

« Si le temps ne changeait jamais, la moitié des hommes n’auraient  aucun sujet de conversation. »
Jules Renaud.

Follow

Tout comme moi, vous serez certainement surpris d’apprendre qu’il y a une zone dans le cerveau dédiée aux verbes d’action. Pourquoi? Parce l’esprit pense comme le corps : il est incarné. Pour faire réagir le cerveau humain, les verbes que nous utilisons ont intérêt à être associés à notre environnement physique et à ce que nous sommes capables de faire physiquement : la verticalité, la gravité, les mouvements et trajectoires…

Plutôt que de dire « A implique B », il est préférable d’utiliser une formulation du type « A conduit à B » ou « B découle de A ». C’est plus parlant. « Découler » est un verbe physique, lié à la gravité. D’autres verbes sont également à privilégier : transmettre, véhiculer, absorber, se projeter, appréhender…

Actionnez les neurones
Dans la même logique, sachant que la main est un organe occupant une part substantielle des aires du cerveau et de l’esprit humain, « saisir une idée » est plus évocateur que « comprendre une idée ». Le verbe « saisir » actionne davantage de neurones dans le cerveau.
*Référence. Michel De Lara et Jérôme Boutang, auteurs du livre « The Biased Mind » ou « Les Travers de l’Esprit » en français.

Pour être plus stratégique
À la lumière de ces faits, dans la plupart de vos communications d’affaires, pourquoi ne pas utiliser des verbes d’action, afin de déterminer clairement l’intention et le but de votre démarche dans la préparation d’une communication.

Faisons l’exercice ensemble.
Pensez à une présentation, à une allocution ou à une réunion que vous devez préparer. Parmi la liste de verbes suivante choisissez 3 à 4 objectifs qui décrivent précisément votre intention.

Vous avez en tête d’autres objectifs qui ne figurent pas sur la liste. Pas de problème. Le but premier est de cibler ceux qui traduisent vos intentions. Vous constaterez que cette approche vous permettra d’être davantage stratégique  dans vos communications quelque soit le public présent.

Pour en savoir plus, consultez le livre « IMPACT agir en leader. »

Follow

Tout dernièrement un client du monde de la finance m’a fait une demande particulière. Il voulait être en mesure d’intégrer le « Storytelling » à ses présentations afin de les rendre plus accessibles. Cela m’a inspiré le contenu de cette infolettre.
Le storytelling consiste  à raconter une histoire et dans un contexte d’affaires, c’est un moyen d’humaniser une marque, un produit, ou le contenu d’une conférence.

Simple et efficace

• Le storytelling c’est simple : tout le monde peut le pratiquer, pas besoin d’avoir fait un doctorat. Songez aux nombreuses conférences TED.
• Le storytelling est éternel : au contraire de certaines techniques le storytelling a toujours fonctionné et fonctionnera toujours,
• Le storytelling marche avec tout le monde : quel que soit son âge, son origine ou son sexe, l’auditoire aime entendre des histoires, et se reconnait dans ce qui est dit.
• Les histoires sont faciles à retenir : si l’on en croit le psychologue Jerome Bruner, les faits sont 20 fois plus susceptibles d’être retenus s’ils sont insérés dans une histoire.
• Les histoires inspirent : les diapositives, non. Vous avez déjà entendu quelqu’un dire « Wow ! Tu croiras jamais le Powerpoint que je viens de voir !! ». Mais vous avez souvent entendu « Tu ne croiras jamais ce qu’on vient de me raconter ».
• Les histoires parlent à tous les types d’apprenants. Dans tout groupe, vous avez près de 40% de gens qui sont visuels, 40 % qui fonctionnent avec l’audition, et les 20% restant avec les sens. Le storytelling à ceci d’intéressant, c’est qu’il présente des aspects qui rejoignent tous ces types de gens : les visuels apprécieront les images mentales, les auditifs les mots le son de votre voix, les sensitifs vont se souvenir des émotions et des sentiments présents dans votre histoire.
• Les histoires mettent l’auditeur dans un mode d’apprentissage, et elles réussissent à toucher par l’émotion plutôt que de se limiter à des faits.  Le storytelling « recrée un état de curiosité qui est naturel chez l’enfant mais que l’adulte tend à perdre avec le temps.

Pour en savoir plus : Jean-Marc Grosdemouge ou
Le livre : « Lead with a story, a guide to crafting business narratives that captivates, convince, and inspire » de Paul Smith, Amacom Editions. 

Follow